وظایف دفتر فنی و مهندسی در پروژه ها

امور مربوط به پیمانکاران جزء:

تهیه پرونده و آرشیو مربوط به پیمانکاران جزء شامل : قراردادها، صورت وضعیت ها، کسورات و پرداختها و...

آرشیو مکاتبات پیمانکارن جزء

تهیه گزارش روزانه پیمانکاران جزء با امضا نماینده پیمانکار

تهیه احجام و گزارش کارهای انجام شده پیمانکاران با تایید بخش اجرا

تهیه و کنترل و اعلام صورت وضعیت پمانکاران اجرا

تهیه لیست پرسنل پیمانکاران جزء

تهیه لیست بیمه ماهیانه پرسنل و ثبت و آؤشیو مستندات کلیه ی خدمات ارائه شده به پیمانکاران

بررسی و ثبت و تشکیل پرونده بابت پرداخت ها و کسورات

بررسی نواقص و رفع نقص کارهای پیمانکاران

امور کنترل پروژه:

تهیه و تنظیم گزارش ماهیانه براساس مستندات و دفاع از آن و پرینت سه نسخه ای آن

بروزرسانی برنامه زمانبندی و محاسبه گزارش پیشرفت فیزیکی واقعی پروژه بصورت ماهیانه

تهیه و تنظیم و ارائه گزارش ریاست جمهوری هر 15 روز

تهیه و تنظیم برنامه زمانبندی بر اساس تاخیرات مجاز پروژه و دفاع از آن جهت تصویب نهایی و ابلاغ توسط کارفرما

امور اداری مربوط به دفتر فنی:

تایپ نامه، ایجاد فرم های خام مورد نیاز، پرینت و صحافی، رایت در CD و ...

انجام امور مربوط به بیمه پروژه ها ( تهیه و تنظیم و آرشیو مدارک بیمه پرسنل به طور ماهیانه و ارسال به دفتر مرکزی)

انجام امور مربوط به سوخت گازوئیل به صورت ماهیانه شامل : تهیه و تنظیم فرم های مربوطه، نامه درخواست سوخت، انجام محاسبات مربوط به احجام، ارسال و گرفتن تاییدیه از نظارت

انجام امور محوله از دفتر فنی کارگاه هها به دفتر مرکزی ( مانند ارسال و اسکن نامه ها،روکش صورت وضعیت ها و امور مالی، چک ها و پرداختی ها و... )

اسکن و ایمیل موارد درخواستی امور مالی و انبار به دفتر مرکزی شامل درخواست کالا، درخواست خرید، نامه ها، مستندات و ...

هماهنگی های امور متفرقه روزانه مربوط به بخش های مختلف

بایگانی فاکتورها و بارنامه های مصالح ورودی به پروژه و ثبت در دفتر انبار دفتر فنی

امور مهندسی:

تهیه نقشه‌های طراحی اولیه

تهیه نقشه‌های ازبیلت

کنترل نقاط نقشه‌برداری و بنچ‌مارکها

تهیه و تنظیم ترانسمیتالها، ارائه و دفاع از ترانسمیتالها و گرفتن تاییدات لازم از مهندسین مشاور و کارفرماکنترل کارهای اجرا شده با نقشه‌ها و بررسی رواداریها و...

امور مربوط به آزمایشگاه:

درخواست تست بر اساس اطلاعات و برداشت های نقشه برداری تایید شده نظارت (جهت تحویل لایه های خاکریزی، اساس و زیرساس، جهت تحویل آرزماتوربندی و قالب بندی جهت اجرای بتن ریزی و یا اجرای آسفالت و دیگر امور)

پیگیری و دریافت جواب تست 

بایگانی مدارک درخواست ها و جواب تست ها و کامنت ها و تاییدات ناظر

کنترل نقاط ری تست و ری کمپکت (در کارهای عملیات خاکی) و کنترل نقاط مشمول جریمه و یا مشمول تخریب در کارهای بتنی و اعلام به واحد اجرا برای اصلاح نواقص

کنترل لایه ها و نقاط افزایش ضخامت

تنظیم و بروزرسانی نمودار وضعیت فعالیت 

تهیه لایحه تاخیرات:

تهیه مکاتبات مربوط به ارسال و تاییدات صورت وضعیت های موقت کارکرد

تهیه مستندات مربوط به امور مالی و پرداخت های انجام شده پروژه

تهیه و تنظیم مستندات فنی و مکاتبات و گزارشات مبتنی بر تاخیرات غیر مالی خارج از قصور پیمانکار در پروژه

 امور مربوط به مدیریت مدارک و DCC:

اسکن و آرشیو مکاتبات روزمره پروژه ها

ثبت و آرشیو فیزیکی و الکترونیکی کلیه مدارک و مستندات ورودی به دفتر و کارگاه

تهیه بکاپ و پشتیبانی از تمام فایل های اکترونیکی دفتر فنی و دیگر واحدهای مرتبط

آرشیو مستمر مستندات مالی و قراردادی پروژه و دستور کارها در پرونده های جداگانه و تهیه آرشیو الکترونیکی

تهیه مستندات مستمر مربوط به ضرر و زیان و خسارات پروژه

تهیه مستندات مستمر مربوط به تاخیرات (فیزیکی + الکترونیکی+ پاورپوینت+ تهیه گزارش)

طبقه بندی مکاتبات اسناد و مدارک در بخش های مختلف: امور قراردادی، مکاتبات کارفرما و مشاور، ضمانتنامه ها، بیمه پروژه، بیمه پرسنل، صورت وضعیت ها، تعدیل، مابه التفاوت ها، ضرر و زیان، خسارات و تاخیرات، حوادث غیرمترقبه، پیش پرداخت، دستور کارها، پیمانکراران جزء، مصالح

امور مناقصات:

شناسایی پروژه های به مناقصه گذاشته شده

انتخاب پروژه مناسب بر اساس توان و قابلیت و ظرفیت شرکت

استعلام بهای مصالح، تجهیزات و ماشین آلات مورد نیاز پروژه طبق اسناد مناقصه همچنین نیروهای انسانی مورد نیاز پروژه

مطالعه نقشه های پروژه

مطالعه و بررسی میدانی و بازدید از پروژه و محل پروژه و تحقیق و بررسی پیرامون نحوه ی تردد ماشین آلات و ایاب و ذهاب پرسنل به پروژه

مطالعه و بررسی معارض احتمالی پروژه 

 تهیه مدارک و مستندات مناقصه
 آنالیز بها 
 پیشنهاد قیمت
 تهیه تضامین شرکت در مناقصه طبق اسناد مناقصه

تهیه پاکات الف، ب ، ج

تهیه اسکن و آرشیو الکترونیکی مدارک قبل از ارسال فیزیکی 

پیگیری نتیجه مناقصه و در صورت برنده شدن پیگیری ابلاغ نامه برنده شدن در مناقصه و در صورت برنده نشده پیگیری دلایل برنده نشدن در مناقصه

امور مربوط به صورتجلسات:

محاسبات و متره و آنالیز و برداشت های نقشه برداری

تهیه اردرها و گرفتن امضاء های مربوطه و تهیه و تنظیم صورتجلسات کارگاهی احجام با امضای نظارت، انجام مکاتبات مربوطه، پیگیری دستورکارها، ابلاغیه ها و...

تهیه صورتجلسات کارگاهی احجام.، مکاتبات، دستورکارها، ابلاغیه ها و...

بررسی و پیگیری مکاتبات مربوطه، دستورکارها، ابلاغیه ها و...

بررسی آیتم هایی که در طول پروژه به ما تعلق میگیرد و تهیه ی مستندات مربوط به آن و دفاع از آن

تحلیل فعالیت های روزانه پروژه

 تهیه صورت وضعیت های کارکرد پروژه:

تهیه و تنظیم صورت وضعیت موقت و تعدیل به همراه مستندات و آرشیو و پرونده سازی آنها

تهیه و تنظیم صورت وضعیت تعدیل به همراه مستندات و آرشیو و پرونده سازی آنها

تهیه گزارش جهت موارد اختلاف ادعای پیمانکار و نظارت و دلایل اختلاف برای هر صورت وضعیت

امور فنی:
متره و برآورد

تهیه و تنظیم گزارش روزانه ها و ارائه به ناظر و دفاع از آن و آرشیو فیزیکی و الکترونیکی قرمز شده آنها

تهیه و تنظیم گزارش هفتگی پروژه ها و تهیه پرونده ی آن و دفاع از آن

بررسی و مطالعه ی نقشه های پروژه و کنترل آنها و ارائه به واحد اجرا شامل لیستوفر نقشه های پلها و برآورد مصالح مورد نیاز

برآورد ریالی فعالیت های پروژه

کنترل مصالح ورودی به کارگاه طبق دفتر انبار و مقایسه با صورت وضعیت ها و تهیه پرونده مصالح پایکار و کنترل میزان مصرفی مصالح توسط پیمانکاران جزء

برآورد مصالح و یا تجهیزات مورد نیاز و درخواست تهیه و خرید آنها

تعامل با دستگاه نظارت در صورت نواقص نقشه ها و ابهامات دتایل های اجرایی

پیگیری ابلاغ دستورکارها و کارهای جدید و تغییرات پروژه و مستندسازی آنها

عکاسی مستمر از پروژه، آرشیو عکس پروژه ها

تهیه و تنظیم گزارشات و نمودارهای مربوطه به پروژه جهت ارائه در بازدیدها و آرشیو آن ها

تهیه آنالیز فعالیت ها

تهیه قیمت جدید به همراه مستندات

کنترل کارهای اجرا شده با نقشه ها و بررسی رواداری ها و... ( مثل کنترل کیلومترهای عملیات خاکی با تست ها )

بررسی رواداری ها بر اساس نشریه 101

تهیه و یا اصلاح نقشه ها در اتوکد و یا تهیه فایل های ترانسمیتال آنها

تهیه و تنظیم و یا تغییر برنامه زمانبندی پروژه ها و یا تهیه و ارائه اطلاعات پایه ای به واحد کنترل پروژه جهت تغییر و اصلاح و بروز رسانی برنامه زمانبندی

تهیه مستندات و کنترل قیمت های تمام شده ( قیمت کارها باید با صورت وضعیت همخوانی داشته باشد )

کنترل سوخت مصرفی (گازوئیل) ماشین آلات شرکت و پیمانکاران جزء

مدیریت ادعا (کلیم) در پیمان ها:

بایگانی و آرشیو مکاتبات، عکس ها و گزارشات پروژه که منجر به خسارات پیمانکار در حین اجرای پروژه گردیده است

وظایف دفتر فنی به چند بخش عمده قابل تقسیم می باشد:
ا- امور فنی 
2- امور مهندسی
3- امور پیمان ها 
4- امور مناقصات، آنالیز بها، پیشنهاد قیمت 
5-امور کنترل پروژه
6- امور صورتجلسات
7- تهیه صورت وضعیت های کارکرد
8-امور مربوط به آزمایشگاه
9- امور پیمانکاران جزء
10- امور مربوط به مدیریت مدارک و DCC
11- امور اداری